บทความโดย ม.ล.ชัยวัฒน์ ชยางกูร
ว่าด้วยเรื่องการคัดเลือกและประเมินบุคลากรที่มีศักยภาพ การพัฒนาบุคลากร จัดทำแผนพัฒนารายบุคคล และเรื่องการบริหารผลการปฏิบัติงาน
กลยุทธ์ Talent Management ต้องทำอย่างไร? ตอนที่ 2 นี้ มีเนื้อหาที่ร้อยเรียงจากครั้งที่แล้ว เริ่มจากเรื่องการคัดเลือกและประเมินบุคลากรที่มีศักยภาพ (Talent Pool) การพัฒนาบุคลากร (Talent Development) จัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDP) ที่ครอบคลุมการฝึกอบรม และเรื่องการบริหารผลการปฏิบัติงาน หรือ Performance Management (PM) มาว่ากันทีละหัวข้อ ดังนี้
การคัดเลือกและประเมินบุคลากรที่มีศักยภาพ (Talent Pool)
การรับคนใหม่เป็นสิ่งที่สำคัญ ต้องทำอย่างมีประสิทธิภาพคือ เริ่มด้วยการสร้างกระบวนการสรรหา คัดเลือก และปรับตัวพนักงานให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรและตำแหน่งงานอย่างเป็นระบบ โดยเริ่มจากการวางแผนอย่างรอบคอบ เช่น การทำ Job Description ให้ชัดเจน การกำหนดเกณฑ์การพิจารณาผู้สมัคร และการเตรียมทีมผู้สัมภาษณ์
จากนั้น ดำเนินการสรรหาและสัมภาษณ์อย่างเป็นมืออาชีพ ด้วยการประเมินคุณสมบัติทั้งความรู้ ประสบการณ์ และบุคลิกภาพ รวมถึง การปฐมนิเทศและสอนงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเน้นให้พนักงานใหม่เข้าใจบทบาทหน้าที่ วัฒนธรรมองค์กร และมอบโอกาสให้ได้เรียนรู้และปรับตัวอย่างค่อยเป็นค่อยไป
1. การวางแผนและการสรรหา
• ทำ Job Description ให้ชัดเจน: กำหนดคุณสมบัติ ความรู้ และทักษะที่ต้องการอย่างละเอียด เพื่อให้ได้ผู้สมัครที่ตรงตามความต้องการ รวมทั้งเลือกสื่อที่ดีและตรงเป้าหมาย หรือหา Recruitment Partner มาช่วยกัน เรียกว่าลงทุนวันนี้ ได้ดีวันหน้า
• กำหนดหลักเกณฑ์การพิจารณา: ตั้งเกณฑ์การคัดเลือกที่ชัดเจน เช่น ความรู้ ประสบการณ์ บุคลิกภาพ เพื่อให้การตัดสินใจมีความเป็นธรรมและมีประสิทธิภาพ
• สร้างทีมผู้สัมภาษณ์: เลือกผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กร เช่น ผู้จัดการ หัวหน้าฝ่าย เพื่อเข้าร่วมกระบวนการสัมภาษณ์และประเมินผู้สมัครจากหลากหลายมุมมอง
2. การสัมภาษณ์และการคัดเลือก (ไม่ควรใช้เวลานาน และสั้นจนเกินไป อยู่ในเวลา 20-40 นาที)
• สัมภาษณ์อย่างมืออาชีพ: ใช้เทคนิคที่หลากหลาย เช่น การสัมภาษณ์เชิงลึก การสังเกตพฤติกรรม เพื่อประเมินผู้สมัครได้รอบด้านโดยเฉพาะภาษากายที่ถูกต้อง
• หลังจากได้คนที่ดูเหมาะสมจากใบสมัครแล้ว ก็ติดต่ออย่างมืออาชีพ โดยทางโทรศัพท์หรือทางไลน์ หรืออีเมลที่เขาสะดวก เชิญเข้ามาสัมภาษณ์อย่างสุภาพ
• การสัมภาษณ์ควรมีการวิเคราะห์ สไตล์ของผู้สมัครเป็นแบบทดสอบ Behavior เช่น DISC เป็นต้น
• เริ่มด้วยการแนะนำตัวผู้สัมภาษณ์ ทีละคนอย่างมืออาชีพสุภาพและเป็นกันเอง
• อธิบายเวลาที่จะคุยกัน เช่น ช่วงแรก เป็นการเล่าในเนื้องานให้ฟังอธิบายรายละเอียดงานให้ชัดเจน: สื่อสารให้ผู้สมัครเข้าใจถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ โอกาสในการเติบโต และภาพรวมขององค์กร อย่าให้เสียเวลาอะไรเป็นสิ่งที่ต้องบอกแก่งานที่ยากลำบากที่จะต้องเจอ ช่วงสอง เป็นช่วงที่ผู้ถูกสัมภาษณ์จะเล่าเกี่ยวกับตัวเขาให้ทีมฟัง ช่วงที่สาม ขอคำมั่นและการนำเสนอให้ทีมฟังว่า “ให้แน่ใจว่า มาแล้วทำงานได้แน่ๆ”
• หลังจากสัมภาษณ์พอได้คนเก่ง สัก 2-3 คน ทีมต้องคุยกันคัดเลือกอย่างรอบคอบ: พิจารณาจากคุณสมบัติที่กำหนดไว้ และให้โอกาสในการตัดสินใจร่วมกันในทีมผู้สัมภาษณ์. โดยมีเหตุผล ร่วมกันตัดสินใจ
• หลังจากนั้น โทรศัพท์ไปบอกข่าวดี โดยทางโทรศัพท์และอีเมล อย่างมืออาชีพ
• สำหรับคนที่ไม่ได้รับเลือกเราต้องพูดต้องทำการสื่อสารให้เป็นอย่างมืออาชีพให้เขาไม่รู้สึกไม่ดีเพราะวันหนึ่งเขาอาจจะมาเป็น ลูกค้าเรา หรือ Business Partner ก็เป็นไปได้
• กำหนดวันมาเริ่มงาน ที่ได้นัดหมายกัน แล้วเตรียมรับคนเก่ง คนดีได้แล้วครับ
การพัฒนาบุคลากร และจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล
การปรับตัวและการพัฒนาพนักงานใหม่: ได้คนดี คนเก่งต้องเก็บรักษาไว้ให้ได้ โดยต้องเริ่มจาก
• ปฐมนิเทศและให้ข้อมูล: แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับองค์กร วัฒนธรรมองค์กร แผนกงาน และทีมที่จะต้องทำงานด้วย อย่างเต็มที่
• ให้เวลาและคำแนะนำ: อย่าเร่งรัดให้พนักงานใหม่ทำงานทันที แต่ควรให้เวลาในการเรียนรู้และให้โอกาสพวกเขาในการถามคำถามเมื่อไม่เข้าใจ
• สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง: ส่งเสริมให้พนักงานใหม่กล้าที่จะขอความช่วยเหลือ และเปิดใจรับฟังความคิดเห็นจากผู้อื่น เพื่อเรียนรู้และพัฒนาตัวเอง
• สอนงานอย่างมีประสิทธิภาพ: เน้นการชี้แจงให้ชัดเจน และให้โอกาสพนักงานใหม่ได้ลงมือปฏิบัติงานจริง เพื่อลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความเข้าใจ โดยเฉพาะงานที่เขาอาจจะไม่เคยทำมาก่อนหรือต้องปรับตัวให้เข้ากับงานและวัฒนธรรมองค์กร
หลักการในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
การพัฒนาบุคลากร ถือเป็นเรื่องสำคัญในทุกองค์กรที่ต้องให้ความสำคัญ เนื่องจากจะส่งผลให้องค์กรนั้นมีศักยภาพที่ดีขึ้น ซึ่งหลักการพัฒนาบุคลากรมีอะไรบ้าง ที่หลายองค์กรนำไปใช้ในการพัฒนางานด้านบุคคลของแต่ละองค์กร มาดูกันได้เลย
1. ประเมินสถานการณ์ตลอดจนความต้องการที่ถูกต้อง
การเริ่มต้นในการการพัฒนาบุคลากร ต้องเริ่มต้นจากการศึกษาข้อมูลด้านต่าง ๆ อย่างจริงจังเพื่อให้ได้ข้อสรุปของข้อมูลที่ถูกต้อง และนำข้อมูลที่ได้ไปวางแผนในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ให้ตรงกับเป้าหมายที่องค์กรต้องการ โดยควรมีการสำรวจข้อมูลข้อเท็จจริงขององค์กรอย่างจริงจัง ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลปัญหาที่เกิดขึ้น สำหรับการทำงาน การสำรวจทักษะที่จำเป็นในการทำงาน เป็นต้น
2. ออกแบบวิธีการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
หากฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ข้อมูลที่ครบถ้วนเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ ย่อมต้องมีการวางแผนออกแบบการพัฒนาบุคลากรในหน่วยงานให้ดีตามไปด้วย และการออกแบบวิธีการการพัฒนาบุคลากรต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ในการอบรมก่อน จึงค่อยลงรายละเอียดวิธีการต่าง ๆ ลงไปให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น และต้องสามารถวิเคราะห์ได้ว่าจะต้องพัฒนาทักษะของพนักงานในองค์กรที่มีอยู่ให้เข้มข้นมากยิ่งขึ้นหรือควรเพิ่มพัฒนาทักษะใหม่ ๆ เพิ่มเติมให้แก่พนักงานในองค์กร
การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management: PM)
ในการทำงานสิ่งที่คุณจะสามารถพบเห็นได้ตลอด โดยเฉพาะ เมื่อยามที่คุณได้ก้าวสู่ตำแหน่งผู้จัดการแล้วนั้นคือ Performance Management (PM) แต่คุณอาจจะมีคำถามคาใจว่า แล้วจริงๆ Performance Management (PM) มันคืออะไรเป็นสิ่งเดียวกับที่เขาเรียกว่า การประเมินผลงาน KPI ( Key Performance Indicator)หรือไม่ เรามาดูกันและรู้จักทีละตัวนะครับเพื่อให้เกิดความเข้าใจไม่สับสน
1.Performance Management (PM) (การบริหารผลงานของการปฏิบัติงาน) คือ กระบวนการต่อเนื่องครบวงจรที่องค์กรใช้เพื่อวางแผน, ติดตาม, ประเมิน, พัฒนา, และปรับปรุงผลการปฏิบัติงานของพนักงานโดยรวมอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานของบุคลากรและทุกทีมทำงานสอดคล้องและสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรให้บรรลุผลสำเร็จทั้งในระยะสั้นและระยะยาวเช่น
• การวางแผนปฏิบัติงานให้ตรงกับทิศทางที่ถูกกำหนดมาโดยฝ่ายบริหารระดับสูง
• การติดตามผลและแก้ไขในข้อผิดพลาด จุดติดขัดต่าง ๆ ในองค์กร
• การประเมินผลงานและพัฒนาตัวผู้ปฏิบัติงานจาก KPI ที่ได้ถูกกำหนดไว้
• การวัดความสำเร็จของตัวผลงาน ขององค์กรและทีมทำงานเทียบกับเป้าหมายที่วางไว้
ข้อดี: ในการทำ Performance Management (PM) (การบริหารผลการปฏิบัติงาน) ดังกล่าวนี้ นอกจากจะช่วยให้ผู้จัดการ ทุกระดับสามารถบริหารผลงานได้อย่างใกล้ชิด มีความต่อเนื่องแล้ว ยังจะช่วยให้ผู้บริหารมีความมั่นใจได้มากขึ้นว่า การปฏิบัติการทั้งหมดจะเป็นไปตามแนวทางที่วางไว้อย่างถูกต้องและได้ตัวเลขตามที่ต้องการ หรือผลอย่างที่วางแผนไว้
2.Key Performance Indicator (KPI) For Organizations ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก เป็นคุณค่าที่ช่วยให้ผู้บริหารและทีมสามารถประเมินผลการดำเนินงาน ขององค์กร ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ.ความสำคัญของตัวชี้วัดประสิทธิภาพ:
• วัดความก้าวหน้า: ช่วยติดตามว่าองค์กรหรือโครงการกำลังดำเนินไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ ตามแผนที่ได้วางไว้ไหม
• ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง: ช่วยให้เห็นว่าส่วนใดของธุรกิจส่วนใดในองค์กรที่ต้องได้รับการพัฒนาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
• สนับสนุนการตัดสินใจ: เป็นข้อมูลเชิงลึกให้ประจักษ์ที่ใช้ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และเชิงปฏิบัติการ เพื่อให้ใช้ได้จริง
• ส่งเสริมผลกระทบเชิงบวก: การกำหนด KPI ที่ชัดเจนนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่มีประสิทธิภาพมาก
ลักษณะของ KPI ที่ดี:
• เฉพาะเจาะจง (Specific): เป้าหมายต้องชัดเจนและระบุได้ เช่นยอดรายได้ขององค์กรหรือบุคคล
• วัดผลได้ (Measurable): มีตัวเลขที่สามารถวัดผลได้จริง โชว์ผลเป็นตัวเลข
• สมเหตุสมผล (Achievable): สามารถทำได้จริง มีทางเป็นไปได้ ตามทรัพยากรที่มี เมื่อเปรียบเทียบกับธุรกิจเดียวกัน
• เกี่ยวข้อง (Relevant): สอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายหลักขององค์กร ถือว่าเอาเป็นตัวเน้น
• มีกรอบเวลา (Timely): มีระยะเวลาที่ชัดเจนในการบรรลุเป้าหมาย มีวัน เดือน ไตรมาส ปีในการวัด
เราจะเห็นได้ว่า การประเมินผลงานเป็นเพียงแค่ ซับเซ็ต ส่วนปลีกย่อยส่วนหนึ่งของการ PM เท่านั้น
นั่นหมายถึงเมื่อคุณต้องการทำ Performance Management (PM) ให้ครบเครื่อง ครบวงจร คุณก็ต้องทำการประเมินผล หรือ Review จาก KPI ด้วยเพื่อให้ได้สื่อสารได้ตรงเป้าหมาย องค์กรตรงจุด ตรงหน่วยงาน ที่จะได้รับการประเมิน
ข้อเสีย จากการใช้ระบบ Performance Management (PM)
แน่นอนว่า ทุกสิ่งย่อมมีข้อเสีย โดยเฉพาะการทำ ก็คือ การทำให้พนักงานโดยรวมรู้สึกหวาดกลัว กลัวว่าทำตัวเลขไม่ถึงเป้า องค์กรจะลดคน เขาจะหลุดออกจากงาน เสียกำลังใจ ฉะนั้นต้องมีการอธิบายที่เคลียร์และให้ความชัดเจน
วันนี้แค่นี้นะครับ ให้ติดตามกันสัปดาห์หน้านะครับ เป็นเรื่อง ตอนจบในเรื่องนี้คือเรื่อง การวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) ครับ
