บทความโดย เมธินี เทพมณี กรรมการผู้ทรงคุณวุฒิในคณะกรรมการมาตรฐานทางจริยธรรม และอดีตเลขาธิการ สำนักงาน ก.พ.
ผู้บริหารหลายคนอาจจะประสบปัญหากับการบริหารจัดการข้อมูลภายในองค์กร ในยุคที่ข้อมูลเกิดขึ้นใหม่จำนวนมากทุกวัน ทำให้จะต้องคำนึงถึงเรื่องความโปรงใส การจัดเก็บ การใช้ และที่สำคัญต้องสอดคล้องกับกฎหมาย และข้อกำหนดต่างๆ ด้วย ซึ่งการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูล หรือ Data Governance คือหนทางหนึ่งที่จะช่วยได้
ในบทความนี้จึงจะแจกแจงว่า ธรรมาภิบาลข้อมูล หรือ Data Governance มีส่วนเกี่ยวข้องกับประเด็นไหนและอย่างไรบ้าง? ซึ่งเป็นการทำความรู้จักกับ Data Governance ในเบื้องต้น
แต่อย่างไรก็ตามกว่าที่องค์กรจะทำความรู้จักเรื่องการจัดทำ Data Governance ก็อาจต้องตั้งโจทย์ด้วยประเด็นปัญหากันก่อนว่ามีอะไรบ้าง ในที่นี้จึงนำมากล่าวถึงด้วย
ปัญหาน่าปวดหัวกับการจัดการ Data ในองค์กร
โดยปัญหาหลักของการจัดการข้อมูล หรือ Data ภายในองค์กร มักเป็นประเด็นที่ทำให้ผู้บริหารต้องนั่งปวดหัว ซึ่งปัญหาใหญ่ๆ มี 3 ข้อ คือ
- คุณภาพของข้อมูล ซึ่งหมายถึง ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล ความถูกต้อง และความครบถ้วนสมบูรณ์ของข้อมูล เนื่องจากปัจจุบันมีข้อมูลจำนวนมากหากไม่มีการบริหารจัดการที่ดีจะทำให้การเก็บข้อมูลนั้นไม่มีคุณภาพ
- ความซ้ำซ้อนของข้อมูล ซึ่งเกิดจากการที่ต่างฝ่ายต่างจัดเก็บข้อมูลของตัวเอง โดยไม่ได้มีการอัปเดตให้เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ฝ่ายบัญชีเก็บชุดหนึ่ง ฝ่ายการตลาดเก็บอีกชุดหนึ่ง เกิดความซ้ำซ้อนสิ้นเปลืองทรัพยากรในระบบ อีกทั้งยังไม่รู้ว่าข้อมูลชุดใดมีความถูกต้อง
- ความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล เป็นเรื่องใหญ่ขององค์กรที่จะต้องตระหนักและดำเนินการเพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่ว ข้อมูลหาย หรือเกิดระบบล่มอันเนื่องมาจากการถูกเจาะระบบ ทั้งยังต้องปฏิบัติตามกฎหมายด้วย
หากองค์กรต้องประสบปัญหาดังที่กล่าวมาแล้ว เรามาลองดูกันว่า Data Governance จะช่วยอะไรได้บ้างและมีความเกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง
Data Governance หรือ ธรรมาภิบาลข้อมูล เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง?
ในบทความนี้ขอยกตัวอย่างไว้ ดังนี้
- ธรรมาภิบาลข้อมูล เป็นกุญแจหลักของการบริหารจัดการข้อมูล มีการกำหนดทิศทางภาพรวมด้านข้อมูล ซึ่งจะนำไปสู่การกำหนดนโยบายด้านข้อมูล กำหนดกฎระเบียบ กำหนดสิทธิ์ กำหนดกระบวนการในการควบคุมและการใช้ข้อมูล เกิดความโปร่งใสในการดำเนินธุรกิจ และการบริหารจัดการข้อมูลจะนำไปสู่การตัดสินใจที่รวดเร็วและถูกต้อง
- ธรรมาภิบาลข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการขับเคลื่อนองค์กรด้วยข้อมูลหรือ Data-driven Organization เมื่อเข้าสู่กระบวนการในการสร้างธรรมาภิบาลข้อมูลแล้ว ข้อมูลจะถูกยกระดับให้มีคุณภาพ มีการนำข้อมูลไปสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร สร้างความเชื่อมั่นให้กับบุคคลภายนอกและภายในองค์กร สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร และนำไปสู่การสร้างนวัตกรรม
- ธรรมาภิบาลข้อมูลที่ดี จะทำให้องค์กรมีการบริหารจัดการข้อมูลที่ดี โดยข้อมูลมีคุณภาพ มีความถูกต้องพร้อมใช้ สามารถสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้ และที่สำคัญจะต้องมีความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล ทั้งด้านการเก็บ การใช้ การเข้าถึง (เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์) มีกระบวนการการรักษาความลับและความเป็นส่วนตัว มีการบริหารจัดการกับวงจรชีวิตของข้อมูลตั้งแต่ต้นจนจบ
- ธรรมาภิบาลข้อมูล ช่วยให้องค์กรเข้าสู่แนวทางในการปฏิบัติตามกฎหมาย กฎระเบียบ และข้อกำหนดต่างๆ โดยเฉพาะเรื่องการบริหารจัดการข้อมูล ตั้งแต่การเก็บ การรวบรวม การใช้ การประมวลผล การแชร์ การไม่ละเมิดข้อมูลความเป็นส่วนตัว การรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลที่สอดคล้องตามกฎหมาย
- ธรรมาภิบาลข้อมูล ทำให้มีการระบุถึงผู้มีความได้ส่วนเสียของการบริหารจัดการข้อมูล เกิดกระบวนการกำหนดสิทธิ กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบที่ชัดเจน มีการกำหนดแนวทางการเก็บการใช้การแชร์ที่ชัดเจน เกิดความเชื่อมั่นในการปฏิบัติหน้าที่ในการทำงาน และลดความเสี่ยงที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เพียงพอ
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ กับสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อองค์กรได้มีการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูล
